Homeoffice

Homeoffice, trabalho remoto ou teletrabalho, são todos nomes para a mesma coisa. De forma simples, é um formato de trabalho onde as pessoas trabalham a partir de locais diferentes, como outra cidade, em casa, em um café ou algo similar. Não importa a quantidade de pessoas que estejam fora da empresa, se pelo menos uma pessoa não trabalha no mesmo local físico já é considerado trabalho remoto.

Para este formato de trabalho funcionar bem na iTFLEX, nós criamos um guia de como ele funciona para os nossos colaboradores, para alinhar como nós devemos atuar neste formato de trabalho.

Como funciona

O trabalho remoto segue as mesmas regras do trabalho local, com algumas diferenças relacionadas a comunicação, reuniões e alinhamentos em geral. Segue algumas regras básicas:

• Trabalho horário normal (08:00-12:00, 13:12-18:00);
• Registro de ponto pelo app/site do Pontomais;
• Horas extras devem ser justificadas para o seu gestor/líder;
• Reuniões e discussões presenciais são substituidas por emails, chat e conferências de áudio/video online;
• Comunicação assíncrona.

Dicas gerais

No trabalho remoto, como no ambiente local, deve se atentar para as regras de ergonomia e as regras da empresa como um todo:

• Procure sempre um ambiente claro e bem ventilado para trabalhar;
• Evite trabalhar na cama ou sofá, de preferência use uma mesa e cadeira;
• Se possível, tente criar um ambiente que você use somente para trabalho, para facilitar o “desligar do trabalho” no final do dia;
• Trabalho remoto não é férias;
  • Não é por estar em casa que você pode sair a qualquer hora, consumir bebida alcoólica, etc;
• Os horários de trabalho continuam valendo e devem ser cumpridos, assim como possíveis ausências ou alteração nos horários devem ser avisados ao Rh e lideranças;
• Mantenha o seu ramal ligado.

Equipamentos e acessos

Para garantir o funcionamento e a segurança do da sua máquina, segue alguns requisitos e orientações:

• Softphone + Headset;
• Sistema Operacional Linux ou Mac OS;
• Máquina com criptografia de disco;
• Acesso com senha no computador, não entrar automaticamente após ligar máquina;
• Usuário configurado com uma senha segura, mínimo 8 caracteres, alternando entre letras números e símbolos;
• Não deixar a tela desbloqueada caso não esteja na frente da máquina;
• Não compartilhar o mesmo usuário da máquina caso tenha outros usuários no ambiente;
• Sigilo de dados, vale as mesmas regras que se aplicam dentro da empresa;
• Evitar enviar senhas por outros serviços de chat (Whatsapp, Telegram, etc), email, etc;
• Acesso aos serviços/dados da empresa via VPN com certificado pessoal.

Comunicação assíncrona

Comunicação assíncrona é qualquer forma de comunicação na qual a resposta da outra pessoa na qual você está conversando pode não vir logo depois que você enviou, pode demorar alguns minutos, horas ou dias. Entram nessa categoria chat, email, chamados, tickets, etc. Comunicação síncrona, ao contrario da assíncrona, são comunicações que tem respostas imediatas, como reuniões presenciais, chamadas telefônicas, conferências online.

Em um ambiente de trabalho remoto, a maioria da comunicação que ocorre é assíncrona, e deve ser levado em conta que ela não tem uma série de elementos da comunicação presencial, que inclui comunicação não verbal, como gestos e expressões. Para a comunicação assíncrona funcionar bem, segue algumas orientações:

• Se comunique de forma clara e detalhada, elabore a idéia para não gerar dúvidas;
  • Por estar remoto, às vezes algumas informações podem se perder, informe mais que o necessário para isso não acontecer;
  • Dê contexto para qualquer informação/questionamento que for fazer, elabore a idéia para não gerar dúvidas;
  • Isto vale tanto para comunicação escrita quanto verbal, nem todos em uma conferência podem saber do que você está falando;
• Se for algo que precise montar um texto para explicar via chat, se pergunte se não faz sentido enviar via email ou entrar em contato pelo ramal;
• Não espere resposta imediata;
  • Não mande mensagens do tipo “Está ai?” ou “Pode falar?”;
  • Se for algo crítico ou que precise de resposta na hora, faça uma chamada ou uma conferência.

Reuniões

As reuniões remotas funcionam um pouco diferente das reuniões presenciais em duas questões principais:

• As pessoas podem receber notificações e outras distrações durante a reunião;
• Discussões onde multiplas pessoas falam ao mesmo tempo não funcionam remotamente, ninguém vai entender nada caso isso aconteça;

Por isto, segue alguns pontos para as reuniões funcionarem melhor remotamente:

• Realizar reuniões diárias via conferências de áudio com tela compartilhada;
• Evitar ultrapassar o tempo de 30 minutos, limitar a quantidade de assuntos discutidos para garantir isso;
  • É mais fácil perder o foco estando remoto, por isso a pauta das reuniões deve ser alinhada antes;
• Sempre uma pessoa falando por vez, caso necessário interrompa a pessoa para pedir a vez para falar;
• Utilizar as ferramentas para evitar reuniões desnecessárias, como descrição do chamado de suporte (servicedesk), descrição dos tickets, discussão/review do merge request;
  • Ex.: Para definir o formato de dados de uma API, ao invés de marcar uma conferência, crie um merge request da doc da API e coloque as pessoas interessadas em review;

Atividades / rotina equipe

O fluxo de atividades não muda muito estando remoto, mas a importância dos meios digitais é muito maior, pois as pessoas não vão estar no seu lado para você perguntar se uma informação está certa no sistema. Segue algumas orientações para as atividades fluirem de forma melhor:

• Acompanhamento das atividades por meio das ferramentas digitais, como servicedesk, git e redmine;
• Mantenha os apontamentos em dia, é mais fácil esquecer por não estar fisicamente próximo da equipe.
• Alinhamentos pontuais via chat, discussões mais elaboradas pode ser feito conferências;
  • Procure priorizar meios escritos, pois via conferência/chamada as informações podem se perder;
  • Sempre que possível, anote nos tickets/chamados/etc o que foi discutido nas conferências;
• Procure sempre manter atualizadas as informações nas ferramentas, pois as pessoas não vão estar do seu lado para perguntar se você está trabalhando em alguma coisa;
  • Ex: Capturar / encaminhar chamado, explicar o por que / expectativa
  • Ex: Atribui ticket para alguém / atividades do ticket

Softwares utilizados

• Utilizamos toda a estrutura do Google Workspace.